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経理業務の合理化のポイントは3つです。

  第一に、経理をやり過ぎないこと。

  第二に、管理の対象を減らすこと。

  第三に、ITを存分に利用すること。

以下において、具体的な方法を考えてみます。

(1) 小口現金を廃止(キャッシュレス)する

小口現金を廃止することで、日々の現金の受払い業務がなくなるとともに、現金出納帳の記帳、現金実査(現金を数えて帳簿金額と合わせる作業)が無くなります。

(2) 経費精算は月1回、給与と合算して振込む

従業員の経費精算のタイミングを月に1回とし、従業員立替分の支払いについても給与に合算して銀行振込を行うことで、業務を大幅に削減することができます。

(3) 経費精算表を利用し、仕訳を月1回に削減する

従業員の経費精算は、従業員に経費精算表(エクセル等)のフォーマットに入力させ、経費精算表では勘定科目別に金額が自動集計されるようにしておきます。従業員には、科目一覧表等により使用する勘定科目を周知しておく必要があります。経理処理としては、経費精算表をもとに勘定科目毎に集計した金額にて、月に1度仕訳を入力するだけですので、業務負担の大幅な軽減につながります。 

(4) 仕入先への支払日も月1回とする(入金日の後に支払日がくるようにする)

仕入先への支払日も月に1回とすることで、振込業務の軽減を図ることができます。なお、支払日が入金日の後にくるようにすることで、資金繰りが楽になるようにすることがポイントです。

(5) 預金口座数を削減する

預金口座数を減らせば、通帳への記帳、口座間での振込・振替、入出金の確認等の作業が減るため業務のスピードが上がります。できるだけ管理対象を減らすのがポイントです。

(6) インターネットバンキングを活用する

振込処理をインターネットバンキングで行えば、わざわざ銀行まで行って順番待ちをする必要がなくなるので、時間を大幅に節約することができます。 

(7) インターネットバンキングのCSVを利用して仕訳を行う

インターネットバンキングの入出金データをCSV等の形式で出力した上で、会計ソフトで取り込むことで仕訳に自動変換することができます。通帳を見ながら一つ一つ仕訳を起こす必要がないので、スピードが格段にアップするとともに、仕訳のミスを防止することもできます。

(8) 仕訳入力はまとめて行う(例えば月3回、週1回など)

経理の仕訳の頻度はどれくらいで行っていますか?毎日行っているような会社では、週一回行うなど頻度を見直してみては如何でしょうか?定型的な業務は分散して行うよりも、一定の量をまとめて行ったほうが効率が良くなります。 また、支払日に当該支払分の仕訳を行えば、内容に関する記憶が鮮明なので、書類をひっくり返して思い出しながら行うよりも、スピーディに仕訳入力ができます。

(9) 販売管理ソフト、仕入管理ソフト、給与管理ソフトと会計ソフトを連動させる

売上・請求・回収、仕入・支払、給与等について業務管理ソフトを使用している場合には、会計ソフトを連動させてみては如何でしょうか?月に1回、業務管理ソフトから会計ソフトにデータを流し込めば良いので、経理の手間が大きく削減できます。

(10) 領収書と請求書はシンプルに時系列順に整理する

領収書と請求書はどのようにファイリングしていますか?スクラップブックに綺麗に貼っているようであれば、単なる時間のロスかもしれません。領収書や請求書は後で探すときに見つかるように保管されていれば問題ありません。省力化のためには、年月別に時系列で保管しておけば良いでしょう。 

(11) その他の合理化・省力化の方法

その他で考えられる合理化・省力化の方法を以下に整理してみました。 

  • 税務上管理しておくべきものは補助科目を設定する。例えば、損金不算入額の計算が必要となる交際費や勘定科目内訳書を作成すべき預金、売掛金、買掛金、未払金などが挙げられる。
  • よく使う取引バターンを定型仕訳として登録
  • 手書伝票を廃止し、会計ソフトに直接入力し、ペーパーレス化を促進する。
  • 勘定科目にはこだわらない。 消耗品費でも事務用品費でも大差なし。
  • 勘定科目別に仕訳を入力する。会計ソフトの設定により手入力の項目を削減できる。
  • 紙への打ち出しは、決算終了後に総勘定元帳と試算表のみアウトプットする。

経理を自社で行うか、外部(会計事務所等)に委託するかの判断基準として、主として次の3つが挙げられます。

 判断基準

 自社で行う場合

外部委託する場合

(1) 業績把握のスピード

リアルタイムで把握が可能

最短で翌月5営業日程度

(2) 企業が負担するコスト

従業員を雇うと高い

従業員を雇うよりは安い

(3) 決算書のクオリティ

経理担当者の能力次第

高い

≫ 小規模な企業の場合

 まず、売上規模が比較的小さな法人について考えてみます。このような法人では、帳簿に頼らずとも社長の頭の中で自社の業績と当面の資金繰りについて把握できているはずなので、リアルタイムで帳簿を作成するニーズは相対的に低いと思われます。また、コストやクオリティ面については、一般的に、そもそも専任の経理担当者を雇うまでの業務量がないケースや、給与を支払うだけの金銭的な余裕がないようなケースも多いと思われます。つまり、これらの企業では、経理業務を外部委託してしまった方が効率的というケースが多いものと思われます。お金を生まない経理業務は会計事務所等の外部の人間に任せて、社長や従業員は営業に専念し売上拡大に注力した方が、より効果的と言えるでしょう。

≫ 中規模以上の企業の場合

 これに対して、中規模以上の企業(小規模企業との線引きは難しいですが)では、戦略的に経理を自社で行うことが考えられます。ある程度の売上規模がある企業では、社長自身が売上高や粗利益については把握していても、人件費や経費等の細かいコストまでは把握できていないようなケースが多々見受けられます。従って小規模な企業と比べると、リアルタイムに業績や資金繰りを把握しておきたいというニーズが強くなります。また、経理や財務・総務業務にボリュームがある場合には、一定の能力のある従業員を雇うことにより、コストやクオリティ面において、経理業務を外部委託する場合と遜色ないレベルまで持っていくことも可能かもしれません。なお、クオリティについては、公認会計士や税理士によるチェックを受ければ相応の水準をクリアすることが可能です。

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